-¿Cómo haces para acordarte de lo que tiene que hacer?
-Lo anoto en una App que tengo en el teléfono - dicen algunos mientras que otros contestan que en los reminders de su calendar, o en los TO DO de su programa, o en su cuaderno.
-¿Y los mails que vas a contestar más delante?
-Esos los dejo como No leídos en la bandeja de entrada
-¿Y, si te piden algo por WhatsApp?
-Pues lo marco también como no leído para acordarme cuando lo vea
-¿Y, si tienes que pasar al final del día a la lavandería?
-Eso no lo anoto, eso se guarda en la cabeza.
-¿Y si estás en una reunión y sale una tarea que debes hacer?
-Esa la anoto en el cuaderno con las notas de la reunión.
-¿Y, si estás en casa y recuerdas que debes pedir cita al odontólogo?
-Eso tampoco lo anoto… ya me acordaré mañana.
-¿Y, si debes recordar preguntarle a ti jefe sobre algo, tan pronto veas?
-Uso un Post It en mi pantalla para tenerlo súper presente.
Esta es una de las conversaciones más frecuentes que tenemos con los participantes de nuestros cursos de efectividad, y podemos apostar, con grandes posibilidades de ganar, a que te sientes identificado/a con gran parte de esta ¿verdad?
Es imposible ser eficiente si las cosas que debemos hacer durante el día están repartidas entre el teléfono, el cuaderno, el calendario, la memoria, un papelito, la bandeja de entrada de los mails. No es que sea difícil, es que es imposible.
Tener un solo lugar para anotar TODOS los pendientes es el paso número uno para ser eficiente y proyectar una imagen de profesionalismo. La única manera de lograr entender tu tiempo para poder manejarlos es tener estas dos herramientas:
- Un calendario para anotar tus compromisos que tienen fecha y hora
- Un lugar de pendientes donde anotas TODO (laboral y personal) en la fecha correspondiente. Si debes hacerlo el lunes de la próxima semana debe estar anotado en tus pendientes del lunes de la próxima semana… ¡no hoy!
Llevamos 30 años aplicando, enseñando e investigando sobre cómo ser más efectivos en la vida y tenemos un sistema muy completo para lograrlo, pero si tuviéramos que elegir el paso más crítico, mas contundente de todos, el consejo del millón, sin lugar a dudas sería este.
EL RETO DE LA SEMANA
El reto ideal es que esta semana decidas anotar todo en un solo lugar y proponerte a que, si un mail debe ser contestado mañana, pues anotas en tu lista de pendientes de mañana que vas a hacerlo, en lugar de dejarlo como no leído; lo mismo con los pendientes del WhatsApp. Asimismo, anotar cada cosa en el mismo instante en el que surge, todo en el mismo lugar en su fecha correspondiente.
Si te es muy difícil hacerlo todo a la vez, inicia entonces con los mails y despeja tu bandeja de entradas.
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