Aunque muchos de ustedes no lo crean, hace no tantos años, si querías informar a más de una persona sobre algo, era necesario sacar fotocopias y enviar por correo cada una de esas copias.
Eso traía dos consecuencias.
- Una, te pensabas muy bien a quien copiabas y a quien no.
- Dos, si te llegaba una copia, la leías con la certeza de que era importante que fueras copiado.
Hoy en día, la eficiencia ha mejorado exponencialmente y, gracias a que podemos copiar hasta el infinito y más allá a quienes queramos en el e-mail, en muchos casos nos estamos pasando de la raya.
Y esto gracias a la opción “Responder a todos” que, existiendo con la mejor de las intenciones, puede convertirse en un boomerang que nos hace perder tiempo a todos.
- Agustín: “Anexo el reporte de control de emisiones tóxicas”
- Susana: “Gracias, Juan”
- Mauricio: “Buen reporte gracias, Juan”
- Rebeca: “Recibido, Gracias”
- Liliana: “Me parece importante que lo reciban los de operaciones”
- Mabel: “Que importante que estemos haciendo estos reportes”
- Agustín: “Ya se lo envié al director de operaciones”
¡¡¡Todos esos mails enviados con Responder a todos!!!
O sea… ¿en serio? ¿todos tenían que leer esas respuestas? La verdad es que NO. Solo Agustín debería haber recibido esos comentarios, no el equipo entero.
Y no es que haya mala intención... lo que hay es un contestar en automático. Es cuestión de tomarnos 3 segundos para pensar si realmente vale la pena que nuestra respuesta la vean todos.
Cada cosa que hacemos transmite una imagen de nosotros. Si somos de los que tienen por default el “Responder a todos” perderemos impacto a la hora de enviar mails. Ser “el que siempre copia a todo el mundo” no es una característica que nos ayude a la hora de querer destacar nuestra comunicación por mail como certera e indispensable.
Quita el piloto automático a la hora de contestar mails, piensa en cada persona copiada valorando así su tiempo y el tuyo. Verás que son granitos de arena que suman a la eficiencia de todos.
EL RETO DE LA SEMANA
Revisa la configuración de tu programa de correo y quita como respuesta automática la opción “Replay All” (Responder a todos) de tal manera que solo lo hagas cuando realmente decidas conscientemente que TODOS deben conocer tu respuesta.
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