Cada loco con su tema

Con seguridad los problemas de las juntas aparecieron en el mismo momento en que se hizo la primera junta de la historia.

Y las soluciones… ¡también!

Pero de todas las soluciones, hay una sola que se lleva el primer puesto por ser la que mayor impacto tiene, tanto en el resultado como en la eficiencia de la reunión: Definir un objetivo claro.

Hasta ahora nada nuevo. Lo nuevo, lo que te queremos regalar hoy es el secreto para generar objetivos de calidad porque, aunque no lo creas, “Revisar el plan de cuentas” o “Discutir sobre el proyecto Uriel” o “Hablar sobre la situación que se presentó en la planta”, NO son objetivos de calidad.

El problema está en el verbo pues es el que indica la acción (ya sabemos… suena a clase de gramática). El verbo con el que comienza el objetivo es el que, con una sola palabra, define lo que va a suceder durante la junta.

Si se convoca a una reunión para “Discutir sobre el proyecto Uriel”, ya te puedes imaginar lo que va a suceder… ¡van a discutir! Y no solamente será un caos, sino que… ojo... discutir no puede ser un objetivo.

Así que existen verbos prohibidos al momento de convocar a una junta: hablar, discutir, ver, revisar (que revise cada uno previo a la reunión y luego se reúnan a lo que vale la pena), y todos esos que en realidad no indican una acción clara que valga la pena.

Entonces, la clave está en buscar un verbo activo que traiga implícito en sí mismo el resultado de la reunión… ahí te van:

• Decidir / definir / aprobar
• Informar
• Coordinar / asignar
• Consultar

Hay una gran diferencia entre asistir a una junta para “Hablar sobre la situación de la planta” vs. una para “Consultar los puntos de vista de los gerentes sobre la situación de la planta” o mejor aún, “Discutir sobre el proyecto Uriel” vs. “Asignar tares y responsables para el proyecto Uriel”

Cuando utilizamos verbos activos al citar a una reunión, todos los involucrados saben qué esperar, deducen si deben ir preparados o no, y se alinean mentalmente:

• Si es para decidir…. saben que tienen la responsabilidad y van con ideas preparadas.
• Si es para informar… llegan con actitud de escucha
• Si es para coordinar… van con ánimo de echarle ganas
• Si es para consultar… saben que no van a tomar la decisión, pero que su opinión cuenta y llegan con información clara

No nos extrañaría que el dicho “Cada loco con su tema” haya sido inspirado en una reunión a la que se convocó a hablar sobre…, a revisar… o simplemente a discutir sobre algo y cada loco… con su tema.

EL RETO DE LA SEMANA

Para la próxima reunión que tienes programada pregunta el objetivo y si no te convence el verbo, entonces insiste preguntando ¿la idea es que tomemos una decisión? o ¿lo que vamos a hacer es a coordinar las tareas? o ¿solo es informativa?

Bueno y si vas a convocar a una reunión… ¡por favor utiliza un verbo activo!

Para descargar el portafolio completo de módulos DO IT, simplemente haz click en DESCARGAR.