Los dos personajes más invitados a las reuniones son los “Yaques” y los “Porsiacas”. En este artículo te los vamos a presentar y a contarte por qué no conviene invitarlos nunca a las reuniones.
Los “Yaques” son esas personas a las que invitamos con frases como: “ya que te entusiasmaste con la idea, qué tal si te nos unes” o “ya que estás por acá, vente a la junta de esta tarde” o “ya que va a venir la mano derecha de Fulanito, pues invitemos a Menganito”.
Luego tenemos a los “Porsiacas”. Esos surgen de pensamientos como “pues digámosle a Rafa que venga a la junta por si acaso surge algo de logística” o “estaría bien que viniera Valeria por si acaso el jefe pregunta por ella” o “que venga Isa por si acaso alcanzamos a tocar el tema de los proveedores”.
¡Ojo! Ni los yaques ni los porsiacas son parte fundamental de una reunión; puede que eventualmente aporten, pero sea lo que sea “ya que” o “por si acaso”, no son razones válidas para invitar a alguien a una junta.
¿Cuál debe ser entonces el criterio para invitar a alguien a una junta? Pues… depende del objetivo. Veamos, por ejemplo, el caso de una reunión cuyo objetivo es tomar una decisión. Allí nos deberíamos asegurar de invitar a:
- Quienes tienen el poder de tomar la decisión (no a alguien que lo reemplace).
- Quienes van a implementar esa decisión (porque ven la viabilidad).
- Quienes tienen información que aporte para poder decidir (y no tener que llamarlos a mitad de la junta).
En todo caso, la regla de oro es invitar a… ¡los menos posibles!
Cada participante a una reunión es un factor que altera la ecuación y, si no es claro su aporte, entonces es un riesgo que se desvíe del tema haciéndonos perder tiempo a todos.
Todo lo anterior es válido para cuando eres tú quien convoca a una reunión, pero… ¿qué pasa cuando tú eres parte de los invitados?
Asegúrate de no ser ni un yaque ni un porsiaca.
¿Cómo?… Pues preguntando… así de sencillo. “Oye Lety, ¿realmente crees que mi presencia es fundamental en esa junta?” o “Mira, Fran, me encanta el tema de la reunión y solo quiero asegurarme de que realmente mi aporte es importante. ¿Tú qué opinas?” o “¿Crees que debo estar toda la junta o cuando hayamos cerrado el tema de las fugas me puedo retirar?”.
El mensaje de fondo es: tu tiempo es muy valioso como para desperdiciarlo siendo un yaque o un porsiaca y si tú no generas consciencia… ¿entonces quién?
EL RETO DE LA SEMANA
Mira las juntas que tienes esta semana y cuestiona tu rol en ellas. Si no estás completamente seguro de que tu presencia es indispensable: pregunta. Pero ojo… no con el ánimo de “zafarte”, sino con el ánimo de que la misma reunión sea lo más eficiente posible y que todos ganen.
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