Cuando piensas en “una silla de elefante” ¿qué se te viene a la cabeza?
Podría ser… ¿una silla para que se siente un elefante, de esas de circo? O tal vez… ¿una silla hecha con piel de elefante? O… ¿qué tal una silla para montar sobre un elefante? Quizás… ¿una silla con forma de elefante?
Hacer una reunión acerca de sillas de elefantes, en las que cada quien tiene en su mente algo diferente, es más frecuente de lo que crees trayendo como consecuencia desgaste y fricción entre los implicados.
Es muy importante entender que cada persona procesa la información de manera diferente conforme a su propio modelo mental, y que, por lo tanto, su cerebro registra y entiende cosas que pueden ser completamente distintas a las de otra persona que estuvo en la misma reunión.
La diferencia entre una reunión normal y una extraordinaria radica en contar con un lugar visible para todos en el que se vayan registrando cuatro cosas:
- Los aportes / ideas.
- Las conexiones que se generan entre ellas.
- Los acuerdos.
- Las conclusiones.
En una reunión normal los participantes expresan sus opiniones y cada quién va armando, en su mente, lo que considera son las conclusiones. Si pudiéramos leer la mente de cada uno, seguramente veríamos que hay diferencias importantes entre unas y otras. Diferentes sillas de elefante.
Un tablero central ayuda a mantener centrada la reunión. Todo el mundo está focalizado en el mismo tema y es fácil detectar cuando se presentan desviaciones. Además, permite que todo el mundo termine en la misma página, con las mismas conclusiones y sin confusiones, sirve como minuta de la reunión y puede ser utilizada para hacer seguimiento.
En las reuniones presenciales, los pizarrones han sido el instrumento por excelencia, pero ahora que estamos en la era digital, existen muchísimas herramientas que permiten tomar notas fácilmente. Post-its virtuales, diagramas, mapas mentales e inclusive pizarrones que ofrecen la posibilidad de que todos los participantes escriban directamente son algunas de las opciones actuales.
La efectividad de las reuniones se duplica solamente con el hecho de que se evite repetir lo que alguien más ya ha dicho, puesto que claramente quedó escrito y a la vista de todos.
En un tablero central una silla de elefante será lo mismo para todos.
EL RETO PARA ESTA SEMANA:
No esperes a que otros lo hagan. En tu próxima reunión propón ir tomando notas en un lugar visible para todos. Si es pertinente ofrécete tú a hacerlo. El tiempo es demasiado valioso como para perderlo teniendo soluciones tan sencillas a la mano.
Si se trata de una reunión virtual comparte tu pantalla y ve tomando notas de lo que va sucediendo. Puedes usar Trello, PowerPoint o Word si no cuentas con una plataforma especializada.
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Reuniones Virtuales Inteligentes y Las reuniones sí pueden funcionar son los módulos en los que trabajamos las diferentes técnicas para hacer reuniones verdaderamente exitosas.
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