El regalo del año para tus reuniones

septiembre 7

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El regalo del año para las reuniones

La Ley de Pareto del 80-20, que seguramente conoces pero que a nadie le va a doler recordar, dice que el 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas. Reiteradamente comprobamos que aplica en la mayoría de los casos y las reuniones no son la excepción a la regla.

Así es, el 80% de los problemas de las reuniones se pueden solucionar con una sola y simple medida: establecer un objetivo claro.

Suena obvio y estamos seguros de que no es la primera, ni la segunda y, con seguridad, no será la última vez que lo escuches. Entonces ¿por qué no se aplica? La respuesta es: porque nadie nos ha enseñado qué quiere decir establecer un objetivo claro. Creemos que “discutir el plan de contingencia del proyecto Plutón” o “hablar sobre el impacto de las medidas de seguridad” o “revisar las condiciones del contrato” son objetivos válidos. ¡Y no lo son!

Para establecer un objetivo válido, la clave es (toma nota porque este es el regalo del año en efectividad de las reuniones, ¿listo? Ahí te va…) completar la frase: “Esta reunión será un éxito si al finalizar… (continuar con un verbo permitido)”.

Y te preguntarás ¿cuáles son los verbos permitidos? Pues aquellos que realmente llevan a un logro. Son cuatro, te los presento:

  • Decidir, o sus primos: definir, determinar, resolver, aprobar.
  • Coordinar, o sus parientes: disponer, asignar, organizar.
  • Informar, o sus familiares: comunicar, notificar, anunciar.
  • Consultar, o su amigo: obtener información.

A la luz de esta frase con sus verbos permitidos, los verbos que se utilizan con frecuencia quedan automáticamente obsoletos porque, ¿quién va a querer asistir a una reunión donde “Esta reunión será un éxito si al finalizar hemos “hablado” o hemos “discutido” o hemos “revisado”? No suena muy efectivo, ¿verdad?

No hay duda de que es mucho más efectivo acudir a una reunión en la que “esta reunión será un éxito si al finalizar hemos decidido o hemos asignado responsables con fechas o todos están informados

Para finalizar, ¿recuerdas que este es el regalo del año? Pues acá te va el moño: cada uno de estos 4 grupos de verbos nos lleva a un tipo específico de reunión cada una de ellas con su propia personalidad y su propio ritmo.

  • Reuniones de toma de decisión.
  • Reuniones de coordinación.
  • Reuniones Informativas.
  • Reuniones de consulta.

¿Puedes sentir la diferencia entre una y otra? Y, por cierto, hablando de “revisar”… No deberíamos reunirnos a revisar nada, cada quien revisa solo y a su ritmo; luego nos reunimos a hacer juntos el siguiente paso que puede ser aprobar o decidir.

EL RETO PARA ESTA SEMANA:

Si vas a citar a una reunión hazlo utilizado este regalo y si no tienes la oportunidad de convocar pero si eres convocado, pregúntale al organizador ¿Oye cuál es el objetivo de la reunión? y échale una mano agregando ¿vamos a tomar una decisión o a coordinarnos o simplemente nos van a informar?

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Las reuniones sí pueden funcionar, Reuniones virtuales inteligentes


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