Por qué la gente no te manda las cosas a tiempo

Por qué la gente no te manda las cosas a tiempo

CMCDependemos de otros para avanzar y lograr resultados y es frustrante cuando algunas personas no hacen las cosas como tú quisieras o cuando tú quisieras.

En realidad, no es su culpa, es culpa de la Ley de Parkinson: el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine. Y si ese tiempo no está definido, se postergará hasta que alguien le ponga fecha.

Si quieres lograr que las cosas se hagan, tienes que asegurarte de que en toda comunicación los acuerdos estén definidos de la siguiente forma: quién va a hacer qué para cuándo.

Si te falta uno de esos tres ingredientes las cosas simplemente no van a avanzar.

Cuando falta el cuándo

El error más común es omitir la fecha en que debe estar terminada la tarea. Cuando en una reunión se define lo que hay que hacer pero no se especifica la fecha, cada persona asume para cuándo cree que debería estar terminada, pero eso no garantiza que todos piensen lo mismo.

Uno de los principales errores al definir fechas es utilizar expresiones vagas como «la próxima semana». Una fecha es una fecha, con día y mes. Si quieres que las cosas pasen tienes que asegurarte de que para todo el mundo quede claro cuándo debe estar terminada la tarea.

Cuando falta el quién

El fenómeno llamado «Efecto Bystander» describe cómo en una emergencia, entre más gente haya, menos probabilidades hay de que alguien ayude.

Cuando la responsabilidad es compartida, tenemos una tendencia inconsciente a esperar a que otros actúen, y aunque hay una disposición a colaborar, no hay empoderamiento.

En los acuerdos, la difusión de la responsabilidad hace que las cosas no pasen. Si el diseño de la encuesta queda como responsabilidad de Carlos y de Marcela, es muy probable que cada uno espere que el otro tome la iniciativa.

Cuando falta el qué

Cuando hacemos un acuerdo, es indispensable que para todo el mundo sea evidente cual es la acción que se espera de la persona. «Diseñar la encuesta» puede significar algo muy distinto para una persona que para otra. Asegúrate de que quede muy claro qué se espera del responsable de la acción.

EL RETO PARA ESTA SEMANA:

Asegúrate que todos tus correos solicitando información o delegando tareas tengan muy claro quién va a hacer qué para cuando. Al terminar cada reunión, revisa que queden claros los planes de acción con responsables y fechas.

MÓDULOS DO IT SOBRE EL TEMA

El módulo Cómo mantenerte cerca, aunque estés lejos, además de ayudarle a los líderes a generar actividades virtuales o presenciales para lograr la integración de su equipo, les da los elementos clave para que un equipo sea eficiente: mantener las responsabilidades claras, fechas precisas y asegurarse de que cada persona cumpla su rol y lo haga a tiempo.

En Cómo lograr resultados ágilmente, un programa de tres módulos, las personas aprenden a fijar prioridades, balancear su vida y organizarse de una vez por todas.

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