Comunicación en entorno remoto

Comunicación en entorno remoto

¿Cómo mantenernos cerca, aunque estemos lejos?, ¡este es el desafío de hoy!

A medida que las videoconferencias reemplazaron el café en la oficina, la charla en el pasillo y caminar juntos por la operación, nosotros como trabajadores hemos empezado a hacernos una serie de preguntas que tienen que ver con la forma en la que vemos nuestro trabajo, nos relacionamos con él y con nuestro entorno. Por lo tanto, estas dificultades para comunicarnos a distancia seguirán presentes y debemos trabajar en hacerles frente.

Y es que estar cerca de nuestros equipos y entre nosotros va más allá de generar reuniones constantemente para encontrarnos y vernos… el reto está en mantenernos cerca, aunque estemos lejos, ¡en ser más intencionales sobre todo cuando estamos lejos!

La necesidad radica en dos aspectos fundamentales:

— Trabajar en nuestra comunicación, asegurándonos de hacer todo lo que este en nuestras manos para garantizar mensajes claros y contundentes, cuidando de las personas, asegurándonos que entendieron el mensaje y su intención.

— Optimizar las herramientas que tenemos a nuestra disposición.

Vamos por partes, respecto a nuestra comunicación tenemos elementos claves que han sido trabajados en el Programa Cultivando Líderes y, para no ser redundantes, vamos a enfocarnos en lo que debemos cuidar:

— La ambigüedad en los mensajes de texto, correos electrónicos y los mensajes directos. Debemos cuidar tanto el contenido del mensaje como la intención de este. ¡Ser precisos!

— Los signos o emojis pueden ser mal interpretados, por esto es nuestra responsabilidad validar que realmente hayan entendido el mensaje.

— Es necesario ser muy cautos al caer en suposiciones y en obviedades. Ser cuidadosos al hacer afirmaciones como “se supone que todos saben lo que hay que hacer”, “es obvio que conocen las repercusiones del incumplimiento” … aquí es necesario que marquemos la pauta abriendo el espacio para asegurarnos que todos tenemos la misma información.

Y si hablamos de herramientas, debemos poner en primer lugar Microsoft Teams como la herramienta que NEXA ha puesto a su disposición, y hay que sacarle el máximo provecho. ¿Qué nos ofrece?

Teams es un espacio de trabajo diseñado para mejorar la comunicación y colaboración de equipos. La herramienta reúne en un espacio común las aplicaciones de colaboración necesarias como: Chats individuales, conversaciones de equipo, videoconferencias, notas, acceso a contenido compartido, Planner, entre otros.

Para las reuniones existen, entre otras, 4 maneras de mejorar la experiencia con aplicaciones desarrolladas para Microsoft Teams:

     1. Decisions ofrece comenzar con una agenda fácil de editar que permite etiquetar y organizar cronogramas. Dentro de la reunión, Decisions aprovecha el panel lateral para poder interactuar con la agenda junto a los demás participantes en tiempo real.

     2. Teamflect para los Gerentes y sus equipos esta herramienta contribuye a revisar estatus, planes anuales, planes de mentoría, etc. Esta aplicación facilita registrar notas de seguimiento y retroalimentación de conversaciones de administración con los equipos de trabajo. Se enfoca en conversaciones uno a uno entre los Gerentes y sus equipos, cuenta con herramientas enfocadas en ayudar a estructurar planes de crecimiento.

     3. Slido permite encuestar a la audiencia en una reunión especialmente grande. Slido es una herramienta de sondeo que puede ayudar a tener una idea más amplia de la sala. Al admitir varios tipos de preguntas, incluidas nubes de palabras, preguntas de opción múltiple, cuestionarios y calificaciones, garantiza mayor participación e involucramiento de la audiencia.

    4. Breakthru, con más y más reuniones digitales, es importante prestar atención a la carga de trabajo y el desgaste que esto representa. Esta aplicación permite tomar pausas o mini recesos de 2 minutos con ejercicios de meditación que ayudan a los equipos a revitalizarse y despejar la mente.

Adicional a las anteriores, hay un par de herramientas adicionales que tienen la opción de integrarse al Teams y que funcionan como un tablero central para tomar notas en vivo:

     5. Miro es una plataforma de pizarra colaborativa en línea que permite a los equipos remotos trabajar juntos de forma más efectiva. Miro es perfecto para hacer lluvias de ideas, mapas mentales, facilitar ceremonias ágiles, ejecutar revisiones y sprints de diseño y crear un eje visual central para los proyectos.

      6. Mural es un espacio de trabajo digital para la colaboración visual, de gestión de la colaboración que ayuda a las empresas a planificar, diseñar, intercambiar conceptos y analizar ideas, así como a crear flujos de trabajo personalizados para agilizar las operaciones de toma de decisiones entre equipos. Si eres de los que te gusta pensar de forma creativa, lo que ahora llaman «out of the box”, esta aplicación es para ti.

Estas son solo algunas ayudas adicionales que, unidas a nuestra actitud, disposición y conocimiento del equipo, nos permitirán hacer un trabajo con un propósito claro y que conduzca a resultados.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *