Es muy importante entender que cada persona procesa la información de manera diferente, de acuerdo con su propio modelo mental, y que, por lo tanto, su cerebro registra y entiende cosas que pueden ser completamente distintas a las de otra persona que estuvo en la misma reunión.
La diferencia entre una reunión normal y una extraordinaria radica en contar con un lugar en el que se vayan registrando los aportes de cada participante, se generen las conexiones entre los diferentes temas de manera visual y se escriban las conclusiones.
En una reunión normal, los participantes expresan sus opiniones y cada quién va armando en su mente lo que considera son las conclusiones de la junta. Si pudiéramos leer la mente de cada uno, seguramente veríamos que hay diferencias importantes entre unas y otras.
Tener un tablero, un muro, una pizarra, o como lo quieran llamar, en el que el facilitador va tomando nota y en el que todos pueden ver el desarrollo de la reunión, hace que haya un solo lugar en el que los aportes, las conexiones entre los temas, las conclusiones y los acuerdos queden plasmados y permite que todo el mundo termine en la misma página, con las mismas conclusiones y sin confusiones.
Un tablero central ayuda a mantener centrada la reunión. Todo el mundo está focalizado en el mismo tema y es fácil detectar cuando se presentan desviaciones. Además, sirve como minuta de la reunión y puede ser utilizado para hacer seguimiento.
En las reuniones presenciales, el rotafolios ha sido el instrumento por excelencia, pero ahora que estamos en la era digital, existen muchísimas herramientas que permiten tomar notas fácilmente, utilizando post-its virtuales, diagramas, mapas mentales e inclusive, tienen la posibilidad de que todos los participantes escriban directamente en el tablero común.
La efectividad de las reuniones se duplica cuando en lugar de solamente escuchar las diferentes intervenciones y aportes, existe un tablero en el que se va plasmando cada contribución. Solamente con el hecho de que se evite repetir lo que alguien más ya ha dicho, puesto que claramente quedó escrito y a la vista de todos, estamos ahorrando una gran cantidad de tiempo.
EL RETO PARA ESTA SEMANA:
Durante la próxima reunión que facilites:
Comparte tu pantalla y ve tomando notas de lo que va sucediendo.
Puedes usar Trello, PowerPoint o Word si no cuentas con una plataforma especializada.
