Hay una persona que te puede ahorrar mucho tiempo en tus reuniones

Hay una persona que te puede ahorrar mucho tiempo en tus reuniones

Poner sobre la mesa temas que no están alineados con el objetivo de la reunión es una tentación en la que caen la mayoría de los participantes. Lo que alguien acaba de decir les recuerda algo muy importante, que, aunque no tiene que ver con el tema de la reunión, en su mente, es el momento perfecto para discutirlo. Nadie tiene mala intención y todos hemos destruido la agenda creyendo genuinamente que, en nuestro caso, el desvío está plenamente justificado.

Las desviaciones constantes del tema son consecuencia de varias causas, como la falta de objetivo, que ya vimos que es el principal problema de las reuniones. El que no haya un facilitador designado, la falta de consciencia sobre la importancia de resistir a la tentación a salirse del tema y la falta de actitud de protagonista de los participantes, hace que dar vueltas y vueltas o desviarse constantemente se convierta en uno de los mayores problemas de las reuniones.

Un buen facilitador puede evitar todo esto. Y no estoy hablando de una persona, sino de un rol en la reunión.

La misión del facilitador en una reunión es asegurarse de que el objetivo se cumpla de la manera más eficiente posible. Por lo tanto, su primera acción es recordarle a todos lo que debería pasar al terminar la reunión para que ésta se pueda calificar como “todo un éxito”. Luego, plantea los antecedentes y abre la discusión. Se encarga de ir resumiendo las conclusiones, definiendo los planes de acción y cada vez que la reunión se desvíe del tema, vuelve a dirigirla hacia el objetivo.

8 Hay una persona que te puede ahorrar mucho tiempo en tus reuniones - sin facilitadorUna reunión sin facilitador es como una orquesta sin director. Normalmente se espera que quién haya convocado a la reunión se encargue de guiarla. Para algunos es muy natural hacerlo y en general, sus reuniones fluyen bien, mientras que, para la mayoría, no hay consciencia de la importancia de asegurarse de que haya alguien administrando la reunión y simplemente, cada participante toca su instrumento lo mejor que puede, sin que haya nadie que se encargue de que la orquesta suene bien, es decir, que la reunión cumpla su objetivo de manera eficiente.

Con el simple hecho de entender la importancia y las responsabilidades que tiene un facilitador en una reunión, las cosas comienzan a cambiar. Las reuniones fluyen más fácilmente y todo el mundo agradece que haya alguien que se encargue de guiar, porque así es más fácil contribuir y lograr resultados.

8 Hay una persona que te puede ahorrar mucho tiempo en tus reuniones - con facilitador

EL RETO PARA ESTA SEMANA:

Te invito a que esta semana asumas el rol de facilitador.

Asegúrate de ser un director de orquesta que logra resultados. Inclusive si no eres quién convoca, puedes asumir el rol y encargarte de que la reunión realmente funcione.

Cuéntanos como te va aquí.

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