Una de las preguntas que con más frecuencia recibimos es ¿cuál es el número ideal de participantes en una reunión? Y, obviamente, no hay un número mágico. Depende del tipo de reunión. Si es una informativa, puedes tener a cientos de personas mientras si es una reunión de toma de decisiones, no deberían ser más de siete.
Sin embargo, sí hay una respuesta a esa pregunta. El número ideal de participantes en una reunión es “los menos posibles”. Cada persona convocada debe tener una razón justificada claramente para estar ahí.
El proceso mental utilizado por el cerebro de la mayoría de las personas que convocan a las reuniones es bastante simplificado: piensan en el tema de la reunión e invitan a las personas que tienen que ver con él. Es un proceso bastante automatizado al que no se le da la suficiente importancia.
Si tu trabajo tiene que ver con el tema de la reunión, tu nombre aparecerá en la lista de invitados.
¿Pero realmente deberías estar en todas esas reuniones?
Los que no pueden faltar y que desafortunadamente muchas veces no están presentes son:
- Los que tienen la autoridad
Especialmente cuando se trata de tomar decisiones, es crítico que la persona que tiene la autoridad sobre el tema esté presente. Lo enriquecedor de una reunión está en el proceso de analizar, discutir, confrontar y concluir en equipo y cuando el decisor está ausente, es necesario repetir y desgastarse para lograr el objetivo.
- Los que tienen la información
Es frecuente que personas con información clave no estén presentes. Es muy importante asegurarse de que en las reuniones esté la gente que sabe del tema, que tiene el expertise para ayudar a tomar la mejor decisión o aportar con su experiencia al cumplimiento del objetivo.
- Los que van a implementar
Suelen ser los más olvidados. Comúnmente se toman decisiones sin que la persona que tiene que implementarla esté presente y por lo tanto se pierde el punto de vista práctico y aterrizado que puede ofrecer la persona que tiene que poner manos a la obra. Es ella quien tiene la capacidad de ver los posibles obstáculos y dificultades o la que puede mostrar la manera más efectiva de hacer las cosas.
EL RETO PARA ESTA SEMANA:
Esta vez el reto es:
Enseñarle a otra persona cuales son los tres tipos de persona que siempre deben estar en la reunión.
Cuando lo leíste te pareció lógico, pero te aseguro que mañana ya habrás olvidado este concepto. La mejor forma de ponerlo en tu memoria de largo plazo es que lo compartas verbalmente con alguien.
Una buena idea puede ser que empieces tu próxima reunión contando esto al grupo.
