Un hábito que hará que las reuniones sean muy efectivas

El principal problema de las reuniones es que los participantes no tienen muy claro qué es lo que se quiere lograr con la reunión. Las convocatorias utilizan títulos genéricos que hacen que cada persona pueda interpretar la finalidad de la junta de manera diferente.

Uno de los ejercicios más impactantes de nuestros programas de formación para lograr reuniones efectivas, es vivir la diferencia entre tener una reunión “normal” y una reunión con el objetivo claro. Los asistentes participan en una reunión sobre la organización de un evento, cada uno desde su rol.

Pero es muy grande la diferencia entre conocer el tema de la reunión y tener claro el objetivo de esta. Después de un tiempo, en el que la junta transcurre como la mayoría de las reuniones en la vida real, en donde la gente habla, aporta, discute y le da vueltas al tema, los interrumpimos y les entregamos un objetivo claro para la reunión. Parece magia, en pocos minutos, simplemente al tener claro qué se espera que pase al terminar la reunión, el grupo no solo se enfoca en lograr el objetivo, sino que cada participante se pone al servicio de ese objetivo. Es mágico ver como el trabajo en equipo surge al darle a un grupo un objetivo común. Hemos observado a personas que antes de conocer el objetivo, se oponían a todo y luego de conocerlo cambiaban en pro de alcanzarlo.

El problema real no es que las reuniones no tengan un objetivo claro. Obviamente estamos entre profesionales, personas inteligentes que convocan a una reunión sabiendo lo que quieren. El problema está en que el objetivo no se articula claramente ni se comparte con el grupo. En que, al comenzar la reunión, no se enuncia con claridad qué se espera que pase al terminar. No es un problema de fondo, es un problema de forma. Y en este caso, la forma es la diferencia entre una reunión efectiva y una en la que se dan vueltas, hay confusiones y se desvían constantemente del tema.